Om tijdig zekerheid te krijgen dat een evenement op een bepaalde datum kan plaatsvinden, dient dit evenement voor 1 oktober van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin dit plaatsvindt te worden aangemeld bij het Team Evenementen en Horeca t.b.v. plaatsing op de Evenementenkalender.

Voor 1 januari van het jaar waarin het evenement plaatsvindt, ontvangt de melder bericht of het evenement op de gewenste datum doorgang kan vinden. 

Dit bericht geeft geen recht op vergunning. Dit is ter nadere beoordeling aan de burgemeester. De organisator dient hiertoe vervolgens een vergunningaanvraag in. Deze moet volledig zijn (d.w.z. voorzien van alle vereiste bescheiden, tekeningen e.d.(zie checklist)) en tijdig ingediend bij het Team Evenementen en Horeca.